Склад и остатки — FAQ

Если компания работает с несколькими складами, в системе можно показывать остатки отдельно по каждому из них.

Минск — 24 шт.
Брест — 8 шт.
Гродно — 15 шт.
В резерве — 10 шт.
Доступно к заказу — 37 шт.

Пользователь может видеть либо точные цифры, либо более простые статусы: в наличии, мало, под заказ, ожидается поступление, нет в наличии. Также можно учитывать регион клиента и сначала показывать ближайший склад — клиент из Бреста в первую очередь увидит наличие на складе в Бресте, а затем остатки на других складах.

Если данные поступают из 1С, ERP или складской системы, остатки можно обновлять автоматически. Пример — в дилерском портале и B2B-кабинете с синхронизацией из учётной системы.

После оформления заказа нужное количество товара можно автоматически переводить в резерв.

На складе — 20 шт.
Клиент заказал — 5 шт.
В резерве — 5 шт.
Доступно для новых заказов — 15 шт.

Резерв может создаваться сразу после оформления, после подтверждения менеджером, после оплаты, после получения предоплаты или после прохождения внутреннего согласования. Важно также задавать срок действия резерва — например, товар резервируется на 24 часа до оплаты. Если клиент не оплатил заказ, резерв автоматически снимается, а товар снова становится доступен для продажи.

Резерв по заявке на подбор — в портале автозапчастей; автоматический резерв при оформлении B2B-заказа — в кейсе B2B-портала.

Основная задача — учитывать не просто физический остаток, а количество товара, которое реально доступно для нового заказа.

Доступный остаток = физический остаток − резерв − уже подтверждённые заказы.

Система может выполнять дополнительную проверку непосредственно перед подтверждением заказа. Это особенно важно, если несколько клиентов одновременно покупают один и тот же товар. Для защиты от перепродажи можно использовать временный резерв, проверку остатка перед оплатой, повторную проверку перед подтверждением, синхронизацию со складской системой и блокировку продажи при нулевом доступном остатке.

Повторная проверка перед подтверждением — в портале подбора автозапчастей; расчёт доступного количества с учётом резерва — в B2B-кабинете.

Товар, который уже заказан у поставщика, но ещё не поступил на склад, можно учитывать отдельно.

На складе — 5 шт.
В пути — 30 шт.
Ожидаемая дата поступления — 25 сентября.
Доступно для предварительного заказа — 20 шт.

Для каждой поставки можно хранить поставщика, количество, дату отправки, ожидаемую и фактическую дату поступления, статус поставки. Пользователь может видеть, что товара сейчас нет на складе, но его можно заказать заранее. Это особенно полезно для товаров с регулярными поставками или длительным сроком доставки.

Ожидаемые поступления в кабинете дилера — в дилерском портале; предзаказ при нулевом остатке — в решении для зоотоваров.

Для товара можно хранить информацию о будущих поставках.

Нет в наличии.
Ближайшее поступление — 27 сентября.
Ожидается 40 шт.

Если запланировано несколько поставок, система выбирает ближайшую: 27 сентября — 40 шт., 5 октября — 100 шт., 18 октября — 50 шт. При этом можно учитывать уже оформленные предварительные заказы. Если из ближайших 40 единиц 35 уже зарезервированы, клиенту можно показать: «Ближайшее доступное поступление — 5 октября» — так дата отражает не просто поставку, а реальную возможность получить товар.

Дата ближайшей поставки в карточке товара — в дилерском портале и решении для зоотоваров.

Если всех товаров нет на одном складе, система может автоматически разбить заказ между несколькими складами.

Заказ клиента: товар A — 10 шт., товар B — 5 шт., товар C — 7 шт. На складе Минск: A — 10, B — 0, C — 3. На складе Брест: A — 4, B — 5, C — 10. Система может сформировать две части заказа: Минск — A 10 шт. и C 3 шт.; Брест — B 5 шт. и C 4 шт.

Далее можно либо отправить две отдельные поставки, либо сначала переместить товары на один склад и уже оттуда отправить клиенту. Разбиение заказа по складам — в B2B-портале; выбор точки отгрузки при нескольких складах — в решении для зоотоваров.

Система может сама определить, с какого склада выгоднее или быстрее выполнить заказ. При выборе можно учитывать наличие товара, расстояние до клиента, стоимость и срок доставки, количество позиций на складе, текущую загрузку и приоритет склада.

Если весь заказ можно собрать в Минске, система выбирает Минск. Если там не хватает одной позиции, она может сравнить: отправить заказ с двух складов, переместить недостающий товар или собрать весь заказ с другого склада. Можно настроить разные стратегии — например, «сначала минимизировать количество отправлений, затем учитывать расстояние» или «всегда использовать ближайший склад, если на нём есть не менее 80% заказа».

Автовыбор склада отгрузки — в B2B-кабинете и решении для зоотоваров.

Для каждого товара можно установить минимальный допустимый остаток.

Минимальный остаток — 10 шт.

Когда доступное количество опускается ниже этого значения, система может показать предупреждение, уведомить менеджера, создать задачу закупщику, добавить товар в список пополнения или автоматически подготовить заявку поставщику. Минимальный остаток можно задавать отдельно по товару, по складу, по категории и по сезону — для одного и того же товара в Минске минимум может быть 50 единиц, а в региональном складе — 10.

Контроль минимальных остатков и заявки на пополнение — в решении для зоотоваров; пороги по складам — в B2B-портале.

Можно настроить автоматические уведомления при достижении определённого уровня.

Товар A
Минимальный остаток — 20 шт.
Текущий доступный остаток — 8 шт.

Менеджеру или закупщику можно отправить уведомление в систему, по email, в Telegram или через корпоративный мессенджер. Уведомления можно разделить по приоритету: жёлтый уровень — запас ниже нормы, красный — осталось менее 5 шт., критический — товар закончился. Для часто продаваемых товаров можно дополнительно учитывать скорость продаж и предупреждать заранее.

Алерты при критическом остатке — в решении для зоотоваров; уведомления закупщику — в дилерском портале.

Если часть товаров есть в наличии, а часть отсутствует, клиенту можно предложить несколько вариантов: отправить доступную часть сразу, дождаться полного комплекта, заменить отсутствующий товар или оформить недостающую часть отдельным заказом.

В наличии сейчас — 7 из 10 позиций.
Ещё 3 позиции ожидаются 28 сентября.

Клиент или менеджер выбирает подходящий вариант. При этом система должна сохранять связь между частями заказа, чтобы было понятно, что они относятся к одной покупке. Частичная отгрузка и ожидание поступления — в портале подбора автозапчастей; разбиение B2B-заказа на части — в B2B-кабинете.

Такая ситуация возможна, если остатки изменились между оформлением и окончательным подтверждением. Система должна обнаружить это как можно раньше — при подтверждении заказа выполняется повторная проверка.

Заказано — 10 шт.
Доступно сейчас — 7 шт.

После этого можно предложить: уменьшить количество, заменить товар аналогом, дождаться следующего поступления, взять часть товара с другого склада или разделить заказ на несколько поставок. Менеджер должен видеть проблему отдельно, а не обнаруживать её только на этапе сборки. Если заказ уже был подтверждён клиенту, желательно сохранить историю изменения и зафиксировать причину.

Сценарий исключения при расхождении остатка — в портале автозапчастей; повторная проверка перед подтверждением B2B-заказа — в кейсе B2B-портала.