Проекты и сложные продажи — FAQ

Для длинных сделок удобнее использовать не обычную карточку заказа, а отдельный проект, внутри которого хранится вся связанная информация: клиент, объект, ответственные сотрудники, этапы работ, задачи, документы, спецификации, коммерческие предложения, история согласований, платежи, комментарии и сроки.

Такой подход позволяет не терять контекст, даже если между первым обращением клиента и завершением заказа проходит несколько месяцев. Менеджер в любой момент может открыть проект и увидеть, что уже сделано, что сейчас находится в работе и какое действие должно быть следующим.

На parsing.by единицей работы в кейсе кухонь на заказ является проект с версиями — от замера до монтажа. Похожий продуктовый контур для производственных продаж описан в решении для мебельных производств.

Большой заказ можно разделить на отдельные этапы с собственными сроками, ответственными и статусами: получение заявки → сбор требований → замер → подготовка спецификации → расчёт стоимости → согласование → закупка → производство → доставка → монтаж → закрытие проекта.

Для каждого этапа задают дату начала, плановую дату завершения, ответственного, обязательные задачи, документы и условия перехода на следующий этап. Система может запрещать переход дальше, пока обязательные действия не выполнены — например, заказ нельзя передать в производство, пока клиент не подтвердил финальную спецификацию.

Именно так устроен допуск в кейсе кухонь: этапы и чек-лист проверок, а не устное «можно в цех». Этапная модель от замера до очереди производства — в решении для мебельных производств.

Одного клиента лучше хранить отдельно от его объектов и проектов. У одной строительной компании могут одновременно быть офис, торговый центр, склад и несколько жилых объектов — для каждого создаётся отдельная карточка, но все они остаются связанными с одним клиентом.

В карточке объекта можно хранить адрес, контактных лиц, особенности объекта, документы, фотографии, текущие проекты, историю заказов и спецификации. Это позволяет быстро увидеть всю историю работы с клиентом и одновременно не смешивать данные разных объектов.

Похожая модель «клиент → объект → сделка» реализована в контуре для агентств недвижимости: показы, объекты и ответственный менеджер в связанных карточках. Связь заявки с объектом и заказом — в FAQ про заказы и заявки.

Все материалы можно хранить непосредственно в карточке проекта: договоры, счета, спецификации, чертежи, фотографии объекта, результаты замеров, технические задания, коммерческие предложения, акты, переписку и внутренние комментарии.

Файлы можно дополнительно связывать с конкретным этапом или задачей — например, фотография относится к замеру, а финальная спецификация — к этапу согласования. Для документов желательно хранить версии, дату загрузки и автора изменения, чтобы сотрудники не использовали разные копии одного файла.

В кейсе кухонь документы привязаны к версии проекта и этапу. Подробнее про версии счетов, КП и согласование — в FAQ про документы.

Для каждого этапа проекта можно назначить отдельного ответственного: менеджер отвечает за коммуникацию с клиентом, замерщик — за размеры, проектировщик — за подготовку решения, снабжение — за закупку, производство — за изготовление, логист — за доставку, монтажник — за установку.

При переходе проекта на новый этап система может автоматически назначать нужного сотрудника и создавать ему задачу. Дополнительно можно добавить резервного ответственного, наблюдателей, руководителя проекта и уведомления о просрочке — это уменьшает ситуации, когда задача «зависла», потому что никто не понял, кто должен её выполнять.

Распределение ролей по этапам — в решении для мебельных производств и кейсе кухонь: менеджер, замер, производство видят свою часть в одной карточке проекта.

Готовность проекта можно рассчитывать на основе завершённых этапов или задач. Самый простой вариант — присвоить каждому этапу определённый вес: подготовка — 10%, замеры — 10%, проектирование — 20%, согласование — 15%, производство — 25%, доставка — 10%, монтаж — 10%. Когда этап завершается, процент готовности увеличивается автоматически.

Готовность проекта — 65%. Текущий этап — согласование. Просроченных задач — 1.

Дополнительно полезно выводить завершённые этапы, текущий этап, просроченные задачи, следующий шаг и плановую дату завершения. Похожий контроль этапов и статусов — в кейсе кухонь на заказ и event-CRM для длинных сделок с несколькими вехами.

В проекте можно использовать отдельный статус «Блокирует дальнейшую работу». Проект может остановиться, если клиент не подтвердил спецификацию, не получены размеры, отсутствует нужный товар, ожидается оплата, подрядчик не передал документы, не согласован цвет, требуется техническое решение или поставщик не подтвердил срок.

Проект заблокирован: требуется подтверждение клиента; ожидается аванс; отсутствует информация по подключению оборудования.

Для каждого блокирующего вопроса назначают ответственного и срок решения — руководитель видит не просто просроченный проект, а конкретную причину задержки. Такой механизм заложен в кейсе кухонь: допуск в производство блокируется, пока не закрыты проверки. Контроль «зависших» этапов сделки — в контуре недвижимости.

Каждое важное согласование лучше фиксировать внутри проекта. Система сохраняет, что именно согласовывалось, дату, инициатора, участника согласования, отправленную версию документа, решение, комментарий, причину отказа и дату повторного согласования.

Спецификация №4. Отправлена клиенту — 12 сентября. Подтверждена — 14 сентября. Комментарий клиента — «Согласовано без изменений».

Если спецификация меняется, система создаёт новую версию и требует отдельного согласования — так видно, какой вариант действительно подтверждён клиентом. Версии и акцепт — в решении для мебельных производств; журнал согласований по документам — в FAQ про документы.

В системе лучше разделить основные сущности. Клиент — компания, которая делает заказ. Объект — место или проект, для которого выполняются работы. Заказ — конкретный набор товаров или услуг. Подрядчик — сторонняя организация или специалист, участвующий в проекте.

Один проект может одновременно быть связан с клиентом, конкретным объектом, несколькими заказами, поставщиками, подрядчиками и контактными лицами. Можно открыть объект и увидеть все связанные с ним заказы, документы, подрядчиков и историю работ — без дублирования информации в разных карточках.

Связка «клиент → объект → сделка» — в контуре агентства недвижимости. Несколько заказов и участников в одном проекте — в event-CRM.

Для сложного проекта создают единую рабочую карточку, к которой имеют доступ все участники — при этом каждому пользователю показывается информация, относящаяся к его работе: менеджер видит клиента, стоимость и согласования; проектировщик — технические данные и чертежи; снабжение — товары и сроки поставки; производство — утверждённую спецификацию; монтажник — адрес, фотографии и задачи; руководитель — общий статус проекта.

Внутри проекта используют задачи, комментарии, упоминания сотрудников, уведомления, сроки, этапы, журнал изменений и роли с правами доступа. Это позволяет работать в одном месте вместо нескольких чатов, Excel-файлов и цепочек писем.

Совместная работа команды над длинной сделкой — в event-CRM (задачи, этапы, история клиента). Разные роли в одном проекте с журналом действий — в контуре недвижимости.