Документы — FAQ

Счёт можно формировать автоматически на основании данных из заказа. Система подставляет в документ реквизиты продавца, данные клиента, номер и дату заказа, список товаров или услуг, количество, цены, скидки, НДС (если используется), итоговую сумму, условия оплаты и банковские реквизиты.

После формирования счёт можно сохранить в PDF, прикрепить к заказу и автоматически отправить клиенту. Если состав заказа изменился, система может сформировать новую версию счёта, сохранив предыдущую в истории.

В B2B-портале дилер оформляет заказ в кабинете — счёт и статусы приходят из 1С без ручного переноса сумм и реквизитов. Слой обмена документами разобран на странице интеграции Laravel с 1С.

Коммерческое предложение можно создавать автоматически из данных проекта или заказа. В документ попадают информация о клиенте, описание предложения, товары и услуги, изображения, характеристики, варианты комплектации, цены, скидки, сроки поставки, условия оплаты, срок действия предложения и контакты менеджера.

Для разных типов клиентов можно использовать разные шаблоны: краткое предложение, подробное КП, предложение для дилера, предложение по крупному проекту. Менеджер выбирает шаблон — система заполняет его актуальными данными из заказа.

В кейсе кухонь на заказ коммерческое предложение собирается из версии проекта — без ручной сборки в Word. Похожий контур для производственных продаж описан в решении для мебельных производств.

Спецификацию можно автоматически выгружать из заказа или проекта в нужный формат. Обычно в документ включают наименование товара, артикул, характеристики, количество, единицу измерения, цену, скидку, стоимость, комментарии и итоговую сумму.

PDF удобно использовать для отправки клиенту и согласования. Excel подходит, если получателю нужно дополнительно работать с таблицей, выполнять расчёты или загружать данные в другую систему. Можно использовать несколько шаблонов: полная спецификация, клиентская версия, версия для производства, версия для закупки.

Файл создаётся из текущей версии заказа — как в контуре корпусной мебели, где спецификация привязана к согласованной версии проекта. Отдельные шаблоны для цеха и клиента — в кейсе кухонь.

Договор можно формировать из заранее подготовленного шаблона. В шаблоне задаются переменные, вместо которых система автоматически подставляет данные: название организации, ФИО клиента, реквизиты, номер договора, дату, сумму, предмет договора, сроки выполнения, условия оплаты, адрес объекта, информацию о заказе.

Менеджеру не приходится копировать предыдущий договор и вручную менять данные. Для разных ситуаций можно создать несколько шаблонов: договор поставки, оказания услуг, на производство, с дилером, дополнительное соглашение. После создания документ сохраняется внутри проекта или заказа.

Шаблоны договоров с подстановкой реквизитов дилера — часть B2B-кабинета. Договор как этап проекта до допуска в производство — в кейсе корпусной мебели.

Данные клиента лучше хранить в отдельной карточке и использовать как единый источник информации. В карточке компании могут находиться название, юридическое название, УНП или ИНН, юридический адрес, банковские реквизиты, контактное лицо, телефон, email, должность руководителя.

{{client_name}} → ООО «Компания»
{{client_address}} → адрес клиента
{{order_total}} → итоговая стоимость заказа

При формировании документа система автоматически переносит значения в соответствующие поля. Если реквизиты изменились, новые документы создаются с актуальными данными; ранее сформированные сохраняются без изменений. Карточка клиента и реквизиты для документов — в B2B-портале; единый источник данных о заказе — в FAQ про заказы и заявки.

Каждое существенное изменение документа можно сохранять как новую версию: первоначальный вариант → после правок клиента → после изменения стоимости → финальная. Для каждой версии хранят номер, дату создания, автора, файл, статус, комментарий и причину изменения.

Предыдущие версии не удаляются, а переходят в историю. Это особенно важно для договоров, спецификаций, коммерческих предложений, технических заданий и чертежей — можно восстановить состояние документа на любую дату.

Версионирование документов и проекта — ядро кейса кухонь: каждое изменение комплектации сохраняется отдельно. Похожий подход к версиям спецификации — в контуре корпусной мебели.

Для документов можно использовать статусы: Черновик, На согласовании, Согласован, Актуальный, Заменён новой версией, Архив. В каждый момент времени только одна версия документа может иметь статус «Актуальная».

Это устаревшая версия спецификации. Актуальная версия — №7 от 18 сентября.

На странице проекта система показывает актуальную версию первой и предупреждает при попытке открыть старую. Так сотрудники не перепутают устаревший документ с действующим — как в решении для мебельных производств, где согласованная версия фиксируется до допуска в цех.

Отправку документов можно связать с определёнными событиями: коммерческое предложение сформировано, счёт выставлен, договор готов, спецификация отправлена на согласование, заказ готов, создан акт выполненных работ. После события система формирует сообщение и прикладывает нужный документ.

Документы можно отправлять через email, личный кабинет, Telegram или другой подключённый канал. В журнале сохраняют: какой документ отправлен, кому, когда, какая версия использовалась, успешно ли выполнена отправка.

Автоотправка счёта и статусов дилеру — в B2B-кабинете. Уведомления клиенту при смене этапа проекта — в кейсе кухонь.

Документ лучше хранить не как отдельный файл без контекста, а связывать с конкретной сущностью системы: Клиент → Проект → Заказ → Документ. Один заказ может содержать коммерческое предложение, спецификацию, счёт, договор, техническое задание, акт, накладную и сопроводительные документы.

Дополнительно документ можно связать с конкретным этапом: «Согласование → Спецификация №5» или «Оплата → Счёт №1548». Сотруднику не приходится искать документы в папках или переписке — вся документация внутри заказа.

Привязка документов к заказу и этапам — в FAQ про заказы и заявки. Производственный пакет документов из версии проекта — в контуре корпусной мебели.

Да. Для документа можно построить отдельный процесс электронного согласования: менеджер формирует документ → отправляет на согласование → руководитель проверяет → клиент получает финальную версию → решение фиксируется в системе.

Участник может выбрать «Согласовать», «Отклонить» или «Вернуть на доработку». Система сохраняет пользователя, дату и время, версию документа, решение, комментарий и причину отказа. До завершения согласования документ можно запретить использовать на следующих этапах — например, не передать заказ в производство, пока спецификация не получила статус «Согласована».

Электронный акцепт и чек-лист допуска — в решении для мебельных производств. Согласование версии перед цехом — в кейсе кухонь.