Автоматизация стала почти универсальным ответом на проблемы бизнеса.
Есть таблица — нужно сделать систему. Менеджеры что-то делают руками — нужно заменить это программой. Сотрудники ошибаются — нужна автоматизация.
Но разработка сама по себе не делает процесс лучше. Иногда компания тратит несколько месяцев и значительный бюджет только для того, чтобы автоматизировать плохо организованный процесс.
Мы поговорили с разработчиком бизнес-систем о том:
Содержание
Иногда действительно не нужна.
Одна из самых дорогих ошибок — начинать проект с формулировки:
Проблема в том, что это уже готовые решения.
Начинать лучше с другого вопроса:
Что именно сейчас происходит неправильно, медленно или слишком дорого?
Например:
Вот это уже реальные процессы.
А нужна ли для их решения отдельная система — следующий вопрос.
Не обязательно.
Количество ручной работы само по себе ещё ничего не говорит.
Представим, что сотрудник два раза в неделю тратит по десять минут на перенос данных из одного файла в другой.
Технически это можно автоматизировать.
Но разработка может стоить значительно дороже, чем несколько лет такой ручной работы.
Поэтому первый критерий очень простой:
Если человек делает одно и то же десятки или сотни раз в месяц, появляется смысл считать экономику автоматизации.
Если действие происходит раз в квартал — обычно проще оставить его человеку.
Вот это как раз хороший кандидат на автоматизацию.
Бизнес часто замечает большие задачи и не замечает маленькие.
Допустим, обработка одного заказа требует:
Каждая операция занимает немного времени.
Но если таких заказов 500 или 1000 в месяц, компания фактически оплачивает огромное количество одинаковых действий.
Поэтому смотреть нужно не только на длительность одной операции.
Важно учитывать:
частота × время × количество сотрудников.
Иногда именно мелкие повторяющиеся действия дают самый заметный эффект от автоматизации.
Потому что время — только одна сторона вопроса.
Есть ещё стоимость ошибки.
Допустим, менеджер вручную формирует заказ из 50 позиций.
Он может:
Если ошибка обнаружится до оплаты — ничего страшного.
Если после доставки на объект — стоимость ошибки может оказаться намного выше стоимости нескольких часов работы менеджера.
Поэтому второй важный критерий:
Чем выше цена ошибки, тем интереснее автоматизация.
Нет.
Есть процессы, в которых ошибка возникает не потому, что человек что-то неправильно нажал.
Например, менеджер выбирает поставщика исходя из:
Попытка полностью автоматизировать такое решение может только усложнить работу.
Есть достаточно понятное разделение.
Поэтому хорошая автоматизация часто не заменяет человека, а убирает вокруг него механическую работу.
Я обычно смотрю на несколько признаков.
Это не единичная задача, а постоянная часть работы.
Сотрудники копируют, переносят, проверяют, сверяют и повторно вводят данные.
Например:
Используются одновременно:
Один сотрудник уже внёс изменения, а другой продолжает работать со старой копией.
Менеджеры ставят напоминания и постоянно проверяют, что не забыли сделать следующий шаг.
На простой вопрос:
«Что сейчас происходит с этим заказом?»
нельзя быстро получить точный ответ.
Если несколько таких признаков встречаются одновременно, процесс действительно стоит изучить.
Потому что большинство проблем появляется не внутри одного действия, а между действиями разных людей.
Например:
Через два дня появляется простой вопрос:
Какая версия заказа сейчас актуальная?
И выясняется, что у каждого своя.
Такие процессы особенно хорошо подходят для автоматизации.
Системе можно поручить хранить:
Человек принимает решения.
Система следит, чтобы эти решения не потерялись.
Иногда совершенно достаточно.
И это важный момент.
Если:
создавать отдельную систему может быть бессмысленно.
Excel и Google Sheets вообще закрывают огромное количество бизнес-задач.
Проблемы начинаются позже.
Например, когда появляется файл:
Заказы_финал_финал2_новая.xlsx
Или когда:
Особенно тревожный признак, когда половину логики компании начинают объяснять словами:
«Вот здесь нужно не забыть проверить...»
В этот момент таблица превращается не в инструмент, а в интерфейс к процессу, который держится в головах сотрудников.
Очень хороший индикатор.
Фраза:
«Менеджеру просто нужно не забыть»
часто означает, что в процессе отсутствует системный контроль.
Не забыть:
Пока заказов десять — человек справляется.
Когда их становится сто, компания пытается решить системную проблему дисциплиной сотрудников.
Некоторые вещи действительно проще поручить системе.
Например:
В первую очередь нестабильные.
Если компания сама ещё не понимает, как должен выглядеть процесс, программировать его рано.
Сегодня заказ проходит четыре этапа.
Завтра руководитель решил, что должно быть семь.
Через неделю отдел продаж работает уже совершенно иначе.
Если в этот момент начать большую разработку, программист будет просто превращать хаос в программный код.
Сначала желательно хотя бы приблизительно стабилизировать процесс.
Редкие операции.
Если задача выполняется пять раз в год, обычно дешевле написать инструкцию.
Постоянно меняющиеся процессы.
Если правила работы пересматриваются каждую неделю, система быстро устареет.
Процессы, где почти всё является исключением.
Если на каждое правило существует десять «но», возможно, человеку действительно удобнее работать вручную.
Получится плохой процесс, который теперь работает быстрее.
Это одна из самых распространённых ловушек.
Представим, что менеджеры заполняют огромную форму из 40 полей.
Компания решает сделать собственную систему и переносит туда те же 40 полей.
Формально произошла автоматизация.
Но никто не задал вопрос:
Зачем вообще нужны эти 40 полей?
Может оказаться, что половиной информации никто никогда не пользуется.
Поэтому хороший проект автоматизации иногда начинается не с добавления функций.
А наоборот — с удаления лишних действий.
Он должен как минимум задавать вопросы.
Если заказчик говорит:
«Нам нужно перенести эту таблицу в личный кабинет»
нормальный следующий вопрос:
«Зачем?»
Дальше нужно выяснить:
Можно идеально запрограммировать неправильный процесс.
Технически всё будет работать.
Бизнесу от этого лучше не станет.
Тот, где существует измеримая стоимость проблемы.
Например:
Чем проще посчитать проблему в деньгах или человеко-часах, тем проще понять разумный бюджет разработки.
Именно поэтому я бы не начинал с абстрактной эффективности.
Лучше выбрать конкретный показатель.
Например:
Даже если цифры приблизительные, такой подход намного полезнее фразы:
«Цифровизация повысит эффективность бизнеса».
CRM.
Компания говорит:
«У нас проблемы с продажами, нужна новая CRM».
Начинаешь разбираться, и оказывается, что проблема вообще не в CRM.
Например:
Новая CRM это не исправит.
Она лишь даст новый интерфейс для старой проблемы.
ИИ действительно расширяет количество задач, которые можно частично автоматизировать.
Особенно там, где раньше данные приходилось вручную структурировать.
Например, система может обработать:
И подготовить данные для дальнейшей работы.
Но здесь появляется новая ошибка — пытаться сделать ИИ ответственным за весь процесс.
На практике намного интереснее схема:
ИИ предлагает → система проверяет → человек подтверждает
Например:
Так автоматизация не требует слепо доверять модели.
Не с технического задания.
Лучше взять один конкретный процесс и буквально разложить его по шагам.
Например:
А затем возле каждого шага задать несколько вопросов:
Очень быстро становится видно, какие части процесса имеет смысл автоматизировать.
Я бы чаще делал наоборот.
Искал самый болезненный участок.
Допустим, весь цикл заказа состоит из двадцати действий.
Но 60% проблем возникают всего на двух этапах:
Зачем сразу разрабатывать огромную ERP-систему?
Можно сначала решить эти две задачи.
Затем посмотреть:
И только после этого двигаться дальше.
Это намного безопаснее, чем год строить большую систему и только после запуска выяснять, нужна ли она вообще.
Когда проблема тоже дорогая.
Если автоматизация экономит бизнесу два часа в месяц, сложная индивидуальная разработка вряд ли имеет смысл.
Но если через один процесс проходят:
даже небольшое улучшение может дать заметный результат.
Особенно когда готовая CRM или стандартная CMS не способны нормально описать саму логику работы компании.
В этот момент индивидуальная система становится не альтернативой Excel как таковому.
Она становится инструментом для конкретного бизнес-процесса.
Я бы проверил пять вещей.
Операция происходит регулярно, а не несколько раз в год.
Сотрудники постоянно выполняют одинаковые действия.
Ошибка приводит к:
Информация передаётся между несколькими:
Можно достаточно чётко описать, что должно происходить при разных условиях.
Чем больше пунктов совпадает, тем интереснее процесс для автоматизации.
Хорошая автоматизация почти незаметна.
Сотруднику не приходится думать:
«Теперь я работаю в цифровой системе».
Он просто делает меньше лишних действий.
Менеджеру не нужно помнить двадцать вещей.
Руководителю не нужно собирать информацию у пяти сотрудников.
Клиенту не нужно звонить и уточнять статус.
Данные перестают бесконечно переноситься между:
Если после внедрения система требует отдельного человека, который весь день заставляет остальных правильно ею пользоваться, возможно, автоматизировали не тот процесс или сделали это не тем способом.
Автоматизировать стоит не то, что можно запрограммировать, а то, где автоматизация имеет экономический смысл.
Хорошие кандидаты обычно имеют несколько общих признаков:
При этом автоматизация не обязательно означает создание огромной корпоративной системы.
Иногда достаточно:
А иногда лучший вариант для бизнеса — оставить процесс таким, какой он есть.
И это тоже вполне нормальный результат анализа.
Нужен похожий контур — обсудим. Услуги на Laravel · Каталог решений.
За какую автоматизацию компании готовы платить · Почему бизнесу иногда нужен Laravel, а не WordPress · 10 признаков, что пора делать свой micro-SaaS · Когда Laravel не нужен · Интеграция Laravel с 1С